【明日から使える!】外資系企業で通用する英語メールの書き方&テクニック

「外資系企業で使う英語メールってどう書けばいいの?」

「難しい英語を使う必要があるの?」

そんな疑問にお答えします。

結論から言うと、外資系企業のメールで使われる英語は難しくありません。

体感として、TOEIC800点レベルの英語力があれば問題なくメールのやりとりができるはずです。

外資系企業で活躍するためには、メールを使いこなすことがとても大事なスキルです。

ぜひ、本記事を参考にしてみてください。

著者のプロフィール
MASA
  • カナダに海外留学(NYITのMBA取得)
  • 外資系企業3社経験(金融業界)
  • 田舎で起業(WEB関係やってます)
目次

外資系企業のコミュニケーションはメールが基本

外資系企業のコミュニケーションはメールが基本となります。

多い時で200通、少なくても100通近くのメールを毎日受信します。

全てのメールをじっくりと目を通しているとそれだけで日が暮れてしまいますので、サクッと素早く処理していくことが大切です。

メール処理のコツ
  • 「TO」できたメールを優先的に処理する
  • 件名に「ASAP」「URGENT」「IMPORTANT」という文字があれば、優先的に処理する
  • 上級クラスの役職の人から「TO」で来たメールはすぐに返事をする

本記事の後半でメール処理のテクニックについて詳しく書いています。

今すぐ読みたい方はコチラ→外資系企業のメール処理テクニック

外資系企業で使う英語メールの書き方

結論から言うと、外資系企業で使う英語のメールは難しいものではありません。

逆に、難しい表現、ややこしい言い方は誤解や意図としない受け取り方を招き、受け手側を混乱させてしまいます。

できるだけシンプルに、誰でもわかるように書く。

これを心がけましょう。

外資系企業には様々な国の人が働いており、英語が母国語の人もいれば、違う人もいます。誰もがわかりやすい簡単な単語や文法を使うことが、円滑なコミュニケーションの実現には必要不可欠です。

件名の書き方

基本的に、用件やプロジェクト名を書くようにします。

メンバーが過去メールを検索することもありますので、なるべくメールの内容と関連性のある英単語を入れておくことが大事です。

件名の具体例
  • Regarding xxxx project
  • Regarding server issue on xxxx software
  • Regarding $5,000 deposit on Dec 3rd

「Hello」や「My name is xxxx」といった、スパムメールと勘違いされるような件名の書き方はしません。

コツ①:件名で用件を表現する

件名の頭に”[]”をつかって、その中に関連する用件、プロジェクト名、案件名を入れて送ることがあります。

後でメールボックスを検索しやすいメリットがあります。

具体例
  • [New Mobile App] Please check market order #987654
  • [Money Transfer] Client #12345 $15,000
  • [Reminder] About the software update

コツ②:件名で緊急性を表現する

件名の頭に”[]”をつかって、その中に緊急性を表す英語を入れて送ることもあります。

例)[ASAP] Connectivity issue on Singapore server

その場合、 ”[]” 内のすべての文字を大文字にする場合があります。

文字が強調され、より緊急性が伝わります、

緊急性を表す英語例
  • URGENT
  • ASAP(as soon as possibleの省略)

本当に緊急時のにだけ使うようにしましょう。

本文の書き方

文頭のあいさつ

基本的には「Hello,」「Hi,」から始めます。

送信先が「Customer support」「Technical support」などのグループ宛ての場合は、「Hello support,」という表現でOKです。

「o」を入れ忘れて「Hell」と打ってしまう事もありますので、送信前に必ず見直すようにしてください。

本文

なるべく簡潔に内容を書きます。

その際に意識すべきことは、

  • 今、何が起こっているのか?
  • それがどんな問題を起こしているのか?
  • どのようなアクションをしてほしいのか?

この3点です。

例を書いてみると、

Hello support,

It seems that we have system issue on our software A.
Due to this, our team cannot log in the system.
So, please check and fix this issue ASAP.


Thank you very much in advance.

Best regards,
Masa

このような形になります。

ダラダラとしたあいさつや細かい背景などは書くとメールが長くなり、相手に負担がかかります。

できるだけ簡潔に書くようにしましょう。

メールの終わりに

「Best regards,」もしくは「Regards,」をつけます。

具体的には、

Best regards,
Masa

Regards,
Masa

このような形です。

他にも表現方法はありますが、「Best regards,」を使っておけばまず問題ありません。

カジュアルに、

Thank you,
Masa

という言い方もありますが、これは上級役職の人相手には失礼な印象を与えるかもしれません。

同僚相手のメールもしくは下の役職の人相手に使う方がいいでしょう。

外資系企業のメール処理のテクニック

テクニック①:フォルダを分ける

まず最初にやるべきは、メールボックスのフォルダ分けです。

飛び交うメールの中から、重要な人物(上司や取引先)、重要な案件を判別し、それらをすぐに確認できるようフォルダ分けしておきましょう。

フォルダ分け例
  • TOで送付されたメール
  • CCで送付されたメール
  • 上司Aからのメール
  • 上司Bからのメール
  • 上司Cからのメール
  • システムによる自動配信メールA
  • システムによる自動配信メールB
  • システムによる自動配信メールC

あくまでも一例ですが、このように分けておくと便利です。

テクニック②:スマホで受信する

スマホでメールをチェックするようにしおくて、移動中や食事中にメールのチェックができます。

外資系企業では24時間メールが飛び交っていますので、常にチェックできると仕事がはかどります。

会社のセキュリティ上、スマホでメール受信ができない場合もあります。

テクニック③:即返信を心がける

仕事がデキる人は返信が早いというのは本当です。

上級役職の人たちは即レスが基本です。

例え今すぐに回答できなくても、「今からどういうアクションを取るのか?」ということをすぐに返してくれます。

具体例
  • I will work on it ASAP.
  • Please give me some time to check.
  • I will check and confirm ASAP.

自分宛てに何かしらの依頼メールが来たら、即レスをすることを心がけておきましょう。

外資系企業でメールする時の注意点

役職を飛び越えてメールしない

自分の上司を無視して、さらに上の上司に対して直接メールをすることはNGです。

どうしても急ぎの要望などがある場合は、まずは自分の上司に対してその内容をメールし、確認してもらったうえで、その上司からメールしてもらうようにしましょう。

これをやってしまうと大きな問題になってしまうこともあります…。

上司のメールにかぶせない

上司が送ってくれたメールに対して、さらに「全員返信」の形でリマインドしたり、誰かに転送するのはやめましょう。

そのメールのやり方は、”自分は上司よりも偉い”というアピールに見えかねません。

上司のメンツをつぶすことになりますので、やめておきましょう。

依頼する部署・担当者を間違えない

メールを送信する部署や担当者を間違えると、そのメールを無視されることがたまにあります。

なので、

  • 自分が送るメールのあて先は本当にここでいいのか?
  • この依頼のあて先は、本当にこの担当者でいいのか?

こういった点については、メールを送信する前に必ず確認しておくようにしましょう。

自分の仕事に関係のないメールは放っておくドライな文化もありますから…。

まとめ

外資系企業ではうまくメールを使いこなすと、それだけで仕事をスムーズに進めることができます。

最初は戸惑うこともあるかもしれませんが、すぐに慣れるので心配する必要はありません。

世界中のメンバーたちと、やりがいのある仕事にチャレンジしていきましょう!

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