知らなきゃ損する?外資系金融に転職するなら絶対に知っておきたい社内メールの独特の文化

外資系金融では社内メールをフル活用して仕事を前に進めます。今回は僕が実際に外資系金融で働くことによって学ぶことができた外資系金融の社内メールの独特の文化について書いてみたいと思います。

MASA

これから外資系金融業界に転職する人は知っておきましょう!

外資系金融に転職するなら絶対に知っておきたい社内メールの独特の文化

1. とにかくメールが多い!

外資系金融では基本メールを使ってコミュニケーションを取ります。朝出社してOutlookを開いたら200〜300通ものメールが届いているなんてことは日常茶飯事です。最初は戸惑うかもしれませんが、しばらくすると慣れてきます。

ネコロボ

1通読むのに1分かかったとしてもすごい時間だぞ!

メールは、自分がTOに入っているのか、それともCCに入っているのか、それによって重要度も違います。「どのメールが自分にとって重要か?」把握することが業務を進める上で非常に大切なこととなります。

また、役職が上になると自分に関係ないようなメールでもCCでガンガン入ってくるようになりますので、自分なりにプロジェクトの優先順位を正確に見定め、メールのフィルターのルールを作成して設定しておかないと後で大変なことになります。

一度、CEO、Founderレベルの人のメールボックスの中身をチラ見したことがあるのですが、受信するメールの数がそれはそれはエグいことになっていました。あれだけメールが来ていると常人ではもはや何が何だかわからない状態なのでしょうが、それでも大事なメールはチェックしている姿勢に感銘を受けた記憶があります

。真夜中でも5分以内のスピードでレスが来ますし、外資系金融の上の役職の人というのは本当にワーカホリックです。

2. 外国人が日本人に対してメールをするときは「-san」とつける

日本人は名前のあとに「さん」をつける習慣があります。外国人の上司や同僚もそれは知っているようで、日本人に対してメールをするときは、「Masa-san」という風にきちんと「さん」をつけてくれます。

日本人に言われても普通なのですが、外国人の人から言われるとどこか愛嬌があって可愛く感じます。普段は鬼の外国人上司からの無茶な依頼でも、「さん」づけで呼ばれるとなんだか許してしまえそうになるのが不思議です。

3. メールで決裁を取る

出張費やバケーションの申請などは上司からのメールをエビデンスとして決裁をとります。例えば、「I need to take a day off tomorrow due to the personal reason.」というメールを上司に送信します。上司から「Ok, approved.」という返信がくれば休んでもいいという意味です。これがあれば後から上司に「なんで休んだんだ?」と言われても「いやいや、あんたがオッケーしたんだけど?」と反論することができるのです。

この決裁の取り方は何でも応用がききます。出張費の了解をとったり、物品の購入をするときなどにも使われます。このようにメール一つですべてのことをやってしまうので、外資系金融の役職の高い人間はとんでもない数のメールを受信してしまうこととなるのです。

4. メールが無視されることは意外と多い?

メールでコミュニケーションを取っているとメールの返信が返ってこないことがあります。これには以下の理由があります。

  • 送信した内容の意味がよくわからない
  • 送信すべき相手が見当違い
  • 役職を無視したメールだった
  • そもそも見ていない

それぞれについて少し見ていきましょう。

送信した内容の意味がよくわからない

送信したメールの内容が第三者に対してきちんと意味をなしていないケースがあります。例えば、英語の文法がめちゃくちゃ、メールの趣旨自体が意味不明など、そういうメールを送ると「なんだこいつ?」と無視されることがあります。送信前にメールの内容はきちんと確認し、英語の文法は正しいかどうか、内容は明快か、そもそもこのメールは送る必要があるのかどうか、そこまで考えてからメールを送るようにしておきましょう。

送信すべき相手が見当違い、役職を無視したメールだった

送信すべき相手が他の部署だったり、自分よりもはるか上の役職の人に送った場合でも無視されることがあります。外資系金融は学校ではありません。いちいち「これは◯◯さんに送るようにしましょうね!」「僕じゃなくて直属の上司の◯◯さんにメールは送ってね!」なんて手取り足取り教えてくれる暇はありません。中にはメールをわざわざ転送してくれる優しい人もいますので、そういう人にはきちんとお礼を言っておきましょう。

適切な相手に対してメールさえも送れない。これはあなたが社内の組織や人のことを全然理解していないという証拠にもなってしまいかねません。この案件はこの部門に送る、この質問は彼に頼むなど、ということを明確にした上で社内メールは送付しましょう。

適当にあれこれメールを送っていては「またあいつからわけわかんないメールが来たぜ!?」と思われます。つまり、自ら仕事ができない人間であると証明しているようなものです。

メールは一度送信すると取り消すことができません。こういう見当違いのメールはなるべく送らないようにしましょう。

そもそも見ていない

最初にも書きましたが、外資系金融では毎日受信するメールの数が非常に多いです。そのため、メールを送っても相手が見ていない場合というのが意外と多いです。無視ではなくそもそも気づいていない。そのような場合もありますので、もししばらく待っても返信がこない場合は、こちらからReminderを送付するといいでしょう。

「Sorry, I did not notice your email.」という返信がすぐにくることもあります。

そういう時は「That’s ok. I know you are busy :)」とジェントルに返信するとスマートです。

メールを送っても返信がない場合は、相手が見ていないほど忙しい人かどうかということも考慮に入れておくといいですね。

5. メールをかぶせて送ってパワーアップ?

上司の上司(以降、上司Aとします)に何かお伺いを立てたい。上司Aに対してお願いしなくてはいけないことがある。そういったときは、まず一つ上の上司(上司B)に直接相談しにいきます。上司Aに対して直接コンタクトを取ってしまうと上司Bの顔を潰しますので絶対にやめておきましょう。

【かんたんな図】

あなた→上司B 上司A

ーーーーーーーーー>こっちにいくほど偉い

上司Bと相談した内容はメールにしておきます。そして、一旦それを上司Bに対して送付します。上司Bはその内容をそのまま上司Aに対してコメントをつけて転送します。

【上司Bから上司Aへのメール転送例】

Hi 上司A, could you give me your opinion on this?(←上司Bが付け足したコメント)

(以下、自分が上司Bに相談した内容の引用)

Hello 上司B, I am thinking that we should do this for this project, because ……… 

こうすることにより、上司Aはあなたが上司Bに対してきちんと相談をし、上司Bもそれを受けた上で上司Aに対して意見をしているということがメールからわかります。上司Aは、上司Bの顔を潰さないためにもメールに対してきちんとレスポンスをしなくてはいけなくなります。

つまり、このように上司Bを介して上司Aにメールを送ることにより、あなたが送ったメールがより一層大きな影響力を持つことが可能なのです。これを外資系金融の社内では「かぶせ」という表現をします。

例えば、上司Bが日本人であれば「上司Aにちょっとこれをお願いしたいので、上司Bさん、あとでメールを送りますので、かぶせて送ってくれませんか?」という言い方で頼みます。日頃からあなたの行いがよければ上司Bさんから「オッケー!わかった。」と返事をもらうことができるでしょう。

この「かぶせ」を使うことで、よりスピーディーにレスポンスをもらうことが可能となります。直属の上司と友好な関係を築いておき、「かぶせ」をいつでも発動できるようにしておくといいでしょう!

ネコロボ

メール一つでも”調整”が大事ってことだな!

まとめ

以上、外資系金融の社内メールの独特の文化をご紹介させていただきました。いかがでしたでしょうか。

外資系金融では独特のメールの文化があります。入社前に知っておくことで外資系金融での仕事に慣れるスピードが早くなるので是非覚えて置いて下さい。

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